• 0800 88 9 88 10
  • info@straetus.de

 

Rechnungsstellung, Fälligkeit und Verzug

Die Fälligkeit einer Rechnung ist abhängig von der Art und Weise, wie eine Rechnung formuliert worden ist. Erfahren Sie im Folgenden, wie Sie eine Rechnung richtig schreiben. Außerdem erklären wir, wie Sie beeinflussen können, ob und wie schnell ein Nichtzahler in Verzug gerät – und warum das für Sie wichtig ist.

Am Ende finden Sie zwei Musterrechnungen mit Formulierungsvorschlägen.

Rechnungsstellung - Das Wichtigste in Kürze

Das sollten Sie bei der Rechnungsstellung beachten | Straetus

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist letztendlich nichts anderes als eine Aufstellung über eine Geldforderung, Warenlieferung oder sonstige Leistungen. Sie kann elektronisch oder postalisch übermittelt werden. Sie enthält Angaben über die Leistung wie Art, Menge, Datum, Preis, Zahlungsbedingungen, Bankverbindung und Aussteller.

Wer muss eine Rechnung ausstellen?

Eine Rechnung muss von jedem Unternehmen ausgestellt werden, das eine Dienstleistung für ein anderes Unternehmen oder eine juristische Person ohne Unternehmergemeinschaft erbringt.

Ausnahme: Eine Rechnung muss auch für Privatpersonen erbracht werden, wenn es sich um eine Dienstleistung in Bezug auf ein Grundstück handelt – bei allen anderen Leistungen besteht keine zwingende Rechnungspflicht.

Was muss auf der Rechnung stehen?

Jede Rechnung enthält Pflichtangaben, die zwingend aufgeführt werden müssen. Dazu zählen:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Netto-Entgelt und gegebenenfalls die im Voraus vereinbarte Entgeltminderung (Nachlass, Skonto)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Anzuwendender Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Falle einer Steuerbefreiung der entsprechende Hinweis

Unseren Kunden empfehlen wir eine Vorlage mit Platzhaltern zu erstellen. So können Sie keine wichtigen Angaben vergessen und geraten später nicht in Schwierigkeiten.

Wichtig für Kleinunternehmen

Wer Kleinunternehmer ist, darf nach § 19 UstG keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen muss die Rechnung einen Satz beinhalten, der wie folgt lauten könnte: „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gem. § 19 Abs. 1 UstG keine Umsatzsteuer enthalten.“ Stellt man dagegen einem Kleinunternehmen eine Rechnung, während man selber umsatzsteuerpflichtig ist, muss man die Umsatzsteuer ganz normal ausweisen.

Wussten Sie, dass …

  • … die Rechnungsstellung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung erfolgen muss?
  • … eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für ausgestellte und erhaltene Rechnungen gilt? 

Fälligkeit und Verzug

Eine ordentliche Rechnung auszustellen ist die eine Sache, sie bezahlt zu bekommen, kann ebenfalls zur Herausforderung werden. Um sich die Dinge, aber nicht unnötig schwer zu machen, sollten Sie wissen, wie Sie jemanden mit einer fälligen Rechnung in Verzug setzen.

Was bedeutet Fälligkeit einer Rechnung?

Unter dem Begriff Fälligkeit ist der Zeitpunkt zu verstehen, ab dem der Gläubiger vom Schuldner verlangen kann, seine Rechnungen zu begleichen.

ACHTUNG: Ein Schuldner befindet sich nicht automatisch im Verzug, weil die Rechnung fällig ist!

Was bedeutet Verzug und wie kommt der Kunde in Verzug?

Unter Verzug versteht man die Verzögerung einer fälligen Leistung durch den Schuldner. Beim Verzug ist zu unterscheiden, ob es sich um einen Geschäftskunden oder um einen Verbraucher handelt. In Abhängigkeit davon beginnt der Verzug automatisch nach 30 Tagen oder eben nicht.

Wie setzen Sie jemanden in Verzug?

Folgende Möglichkeiten bestehen jemanden in Verzug zu setzen: 

  • In Verzug setzen durch eine Mahnung: Der Schuldner befindet sich in Verzug, sobald er eine Mahnung vom Gläubiger erhalten hat, die ihn auffordert die fällige Forderung zu begleichen. Der Verzug beginnt in diesem Fall also mit der Zustellung der Mahnung an den Schuldner.

    Ein Problem besteht für den Gläubiger teilweise darin, zu beweisen, wann dem Schuldner die Mahnung zugestellt werden konnte. Abhilfe schafft hier die Versendung der Mahnung mittels Einschreiben mit Rückschein.

Rechnungsstellung - in Verzug setzen | Straetus
  • In Verzug setzen ohne Mahnung: Eine Mahnung ist für den Verzug entbehrlich, wenn durch ein Kalenderdatum zum Beispiel in einem Vertrag oder auf der Rechnung bestimmt wird, bis wann die Forderung vom Schuldner zu begleichen ist.

     

    Lässt der Schuldner die Zahlungsfrist verstreichen, befindet er sich ab dem Tag im Zahlungsverzug, der auf den letzten Tag der Zahlungsfrist folgt. Geht zum Beispiel die Zahlungsfrist bis zum 25.06., befindet sich der Schuldner ab dem 26.06. in Zahlungsverzug.

     

  • Automatischer Verzug: Der Schuldner gerät, wenn es sich um einen Geschäftskunden handelt, grundsätzlich 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung in Verzug, sofern vom Gläubiger keine kürzere Frist gesetzt wurde. Dies gilt gegenüber Verbrauchern allerdings nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung besonders hingewiesen worden ist.

     

    Die Formulierung für diesen Fall lautet: „30 Tage nach Rechnungszugang kommen sie gemäß § 286 Abs. 3 BGB mit dem Ausgleich der Rechnung in Verzug.“

Verzug und Fälligkeit einer Rechnung effektiv nutzen?

Rechnungsstellung - Fälligkeit und Verzug nutzen | Straetus

Unseren Kunden empfehlen wir bereits in der ersten Rechnung ein Zahlungsziel festzulegen, das angemessen und klar formuliert ist.

Sollte es später zu einem Zahlungsausfall kommen, beginnt damit bereits die Fälligkeit der Rechnung und der Schuldner gerät in Verzug.

Und nicht zuletzt können Sie damit Verzugszinsen geltend machen.

Sie haben mit der Angabe einer Zahlungsfrist den Mahnprozess beschleunigt, weil Sie bei einer unbezahlten Rechnung nicht noch eine zusätzliche Mahnung schreiben müssen. So verlieren Sie weniger Zeit mit dem Mahnprozess. Oftmals empfehlen wir aber dennoch aus Fairnessgründen mindestens eine Mahnung zu versenden – schließlich hat wohl jeder schon einmal etwas vergessen.

Was sind die Folgen des Verzuges?    

Die Verfolgung offener Rechnungen ist  mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden. Ab Eintritt des Zahlungsverzuges können aus diesem Grund alle Ausgaben, die zur Beitreibung von Forderungen anfallen, als Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden. Dazu gehören unter anderem: 

  • Diverse Verzugszinsen:

    Für Privatkunden 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz ab Verzugseintritt

     

    Für Geschäftskunden 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz ab Verzugseintritt

     

    Ggf. Verzugszinsen, die im Vertrag vereinbart worden sind

  • Auslagen wie Portokosten oder Telefonkosten
  • Kosten für einen beauftragten Rechtsanwalt beziehungsweise Inkassodienstleister
  • Gerichtskosten für einen Mahnbescheid
  • Kosten für Auskünfte (z.B. Wohnortermittlung)  

ACHTUNG: Kosten, die durch Tätigkeiten von eigenen Mitarbeitern entstehen, welche die eigenen Forderungen eintreiben, können nicht als Verzugsschaden geltend gemacht werden.

Musterrechnungen zum Download  

Eine richtige Rechnung zu schreiben, kann manchmal etwas kompliziert sein. Aus diesem Grund haben wir Ihnen noch zwei kostenlose Rechnungsvorlagen zum Download bereitgestellt: Die erste Musterrechnung ist eine Vorlage für eine Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen. Die Zweite eignet sich für einen raschen Verzugseintritt für Kleinunternehmen. 

Rechnung mit Zahlungsfrist als PDF zum Download
Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer zum Download

Rechnungen richtig stellen - Fazit

Um keine Zahlungsverzögerungen oder sogar Zahlungsausfälle zu riskieren, empfehlen wir Ihnen bereits bei der Rechnungsstellung anzugeben bis wann zu bezahlen ist. So können Sie Ihr internes Forderungsmanagement straffen und sind weniger anfällig für finanzielle Risiken.

Gleichzeitig können Sie damit Verzugszinsen geltend machen. Denken Sie aber auch immer daran fair zu sein, schließlich hat jeder schon mal etwas vergessen.

Gerne beraten wir Sie weitergehend in Bezug auf Inkasso und Mahnwesen. Sprechen Sie uns an.

 

Jetzt Newsletter bestellen

Bleiben Sie auf dem Laufenden und erhalten Sie einmal im Monat Tipps und Tricks rund um das Thema Inkasso. Mit uns sind Sie auf Zahlungsausfälle vorbereitet. 

 

 

 

Newsletter abonnieren

Inkassounternehmen beauftragen

Beauftragen Sie Straetus, das sympathische Inkassounternehmen. Wir fordern Ihr Geld erfolgreich und seriös ein und erhalten Ihnen Ihren Kunden.

 

 

 

 

Kontakt aufnehmen

Autor: Redaktion; Bild: © contrastwerkstatt (63846688), © el lobo (55743379), © Ralf Geithe (85501220) / fotolia.com.


Straetus hat 4,65 von 5 Sternen | 63 Bewertungen auf ProvenExpert.com
Inkassounternehmen ist BDIU-Mitglied | StraetusStraetus bildet Kaufleute fuer Bueromanagement ausInkassounternehmen ist ACA-Mitglied | Straetus